Het College voor Toetsen en Examens (het CvTE) informeert mbo-instellingen over de centrale examinering via de website Examenbladmbo.nl. Daarnaast verstuurt het CvTE vanuit Examenbladmbo.nl mailings met officiële mededelingen aan 'contactpersonen examencommissie' van mbo-instellingen. De instelling dient hiervoor contactpersonen examencommissie aan te melden. Contactpersonen examencommissie kunnen ook andere betrokkenen binnen hun instelling aanmelden voor het ontvangen van specifieke mailings die voor hen van belang zijn.
Toegesneden informatie
Zoals vastgelegd in het Examenprotocol centrale examinering mbo (art. 3) wijst een gemachtigde namens het bevoegd gezag minimaal één functionaris aan die aanspreekpunt is namens de examencommissie: de 'contactpersoon examencommissie'. Dit kunnen er ook meer zijn. De contactpersonen examencommissie zijn voor het College voor Toetsen en Examens het officiële aanspreekpunt binnen instellingen.
Aan Examenbladmbo.nl is een mailsysteem gekoppeld. Via dit mailsysteem kunnen de contactpersonen examencommissie gericht benaderd worden. Ook kunnen deze contactpersonen collega's aan het mailsysteem koppelen, afhankelijk van de rollen die zij vervullen bij de afname van de centrale examens, bijvoorbeeld afnameplanner of docent Nederlands of rekenen. Aanmelding van deze overige functionarissen wordt sterk aangeraden, maar is niet verplicht. Het aanmelden van ten minste een contactpersoon examencommissie is wel verplicht.
Onderstaand stroomschema geeft aan hoe het bovenstaande in zijn werk gaat.
Toelichting: De gemachtigde namens het bevoegd gezag wijst minimaal één functionaris aan die aanspreekpunt is namens de examencommissie: de 'contactpersoon examencommissie'. De contactpersoon examencommissie koppelt collega's aan het mailsysteem, afhankelijk van de rollen die zij vervullen bij de afname van de centrale examens. Er zijn verschillende rollen: ‘ beheerder Facet ’ , ‘ afnameplanner ’ , ‘ ICT-deskundige ’ , ‘ docent'.
Zodra er nieuws is voor een bepaalde rol, krijgt degene wiens e-mailadres door de contactpersoon examencommissie bij die rol is ingevuld een mailbericht. Personen met verschillende rollen krijgen op die manier dus op hen toegesneden informatie. Onderaan elke mailing staat vermeld aan welke rollen de mailing is verzonden.
Hieronder de rollen en enkele voorbeelden van aankondigingen die zij ontvangen:
- Beheerder Facet: informatie over examenbestanden en over nieuwe versies van de software
- Afnameplanner: publicatie van nieuwe afnameperiodes, de activiteitenplanning, consequenties van een stroomstoring in bepaalde regio tijdens afnameperiodes
- ICT-deskundige: informatie over nieuwe installatie van software en beheer FAO
- Docenten rekenen/Nederlands/Engels: publicatie van nieuwe syllabi of voorbeeldexamens
Bij het beheer van gebruikersgegevens worden de volgende uitgangspunten gehanteerd:
- DUO beheert de gegevens van gemachtigden
- De gemachtigde beheert de gegevens van contactpersonen examencommissie via de persoonlijke pagina van Examenbladmbo.nl.
- Contactpersonen examencommissie beheren de gegevens van overige functionarissen via de persoonlijke pagina van Examenbladmbo.nl.
Registratie van instelling en gemachtigde
Een mbo-instelling moet geregistreerd zijn bij DUO om via Examenbladmbo.nl informatie van het CvTE te ontvangen. Het bevoegd gezag van een nieuwe instelling kan via onderstaand formulier bij DUO een gemachtigde laten registreren voor Examenbladmbo.nl.
De gemachtigde kan vervolgens de gegevens van één of meer 'contactpersonen examencommissie' registreren en beheren. Aan het begin van elk studiejaar wordt het bevoegd gezag van mbo-instellingen verzocht de geregistreerde gegevens te controleren en - indien nodig - aan te passen.
Gegevens van de gemachtigde wijzigen
DUO beheert de gegevens van gemachtigden. Via een online formulier op de persoonlijke pagina kan de gemachtigde een verzoek tot wijziging van zijn/haar gegevens bij DUO indienen. Ook kan een opvolger worden voorgedragen. De wijziging wordt pas doorgevoerd na accordering door DUO. De gemachtigde krijgt hiervan een melding per e-mail.
Indien de gemachtigde niet meer werkzaam is bij de instelling of geen toegang meer heeft tot zijn of haar account, dient het bevoegd gezag de wijziging door te geven aan DUO via onderstaand formulier.
Registratie van contactpersonen examencommissie
De gemachtigde registreert en beheert namens het bevoegd gezag van de instelling de gegevens van één of meer contactpersonen examencommissie. Dat kan via de persoonlijke pagina (zie www.examenbladmbo.nl/login of via 'login' rechtsboven aan elke pagina van de site).
Zijn er meerdere contactpersonen examencommissie binnen één instelling? De gemachtigde kan aangeven in welke sector of op welke locatie de contactpersoon werkzaam is. Dat kan per contactpersoon via de knop ‘ Wijzig rol ’ .
Gegevens contactpersonen wijzigen
Via een online formulier op de persoonlijke pagina kan een contactpersoon zelf een verzoek tot wijziging van zijn/haar gegevens indienen bij de gemachtigde van de eigen instelling. De wijziging wordt pas doorgevoerd na accordering door de gemachtigde. De contactpersoon examencommissie krijgt hiervan een melding per e-mail.
De gemachtigde kan op zijn/haar persoonlijke pagina ook zelf de gegevens van een contactpersoon examencommissie wijzigen alsmede contactpersonen verwijderen.
Registratie overige functionarissen
Contactpersonen examencommissie kunnen betrokken functionarissen van hun instelling (afnameplanners, docenten, beheerders Facet, ICT-deskundigen) aanmelden voor het ontvangen van specifieke mailings vanuit Examenbladmbo.nl. Dat kan via de persoonlijke pagina (zie www.examenbladmbo.nl/login of via 'login' rechtsboven aan elke pagina van de site).
Gegevens overige functionarissen wijzigen
De gegevens van docenten, ICT-deskundigen, beheerders Facet en afnameplanners worden beheerd door de contactpersonen examencommissie van de instelling. Via een online formulier op de persoonlijke pagina kan een functionaris een verzoek tot wijziging van zijn/haar gegevens indienen bij de contactpersoon examencommissie. De wijziging wordt pas doorgevoerd na accordering door de contactpersoon. De functionaris krijgt hiervan een melding per e-mail.
De contactpersonen examencommissie kunnen op hun persoonlijke pagina ook zelf de gegevens van functionarissen wijzigen alsmede functionarissen verwijderen.